Si on veut définir le kbis en quelques mots, on peut dire qu’il s’agit de la carte d’identité d'une entreprise commerciale. Il contient les informations juridiques essentielles pour toute société immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) et il est délivré par le greffe du tribunal de commerce. Voyons plus en détail quel est son contenu et quelle est son utilité.
Qu’est-ce que le K bis ?
Le kbis (ou extrait K bis) est un acte authentique. Il certifie l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il regroupe l'ensemble des informations et des mentions d’une société. Ces informations sont publiques. Ainsi, on peut demander la communication du kbis d’une société sur Infogreffe ou sur docubiz.fr. Généralement, la durée de validité du K bis est de trois mois.En pratique, toute personne physique ou morale qui souhaite exercer une activité commerciale doit, au préalable, s’inscrire au RCS (registre du commerce et des sociétés). Cette inscription concerne toutes les formes juridiques de société : entreprise individuelle, micro-entreprise, SARL, SAS…. C’est une obligation et tout manquement est sanctionné. Le registre du commerce et des sociétés est tenu par les greffes des tribunaux de commerce, sauf dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin, la Moselle, la Guyane, la Guadeloupe, la Martinique où le RCS est géré par le tribunal judiciaire.
Une fois l’entreprise enregistrée au RCS, le greffe du tribunal de commerce délivre le K bis. Ce document officiel garantit l’identité juridique de la société et permet l’exercice de l’activité commerciale. L’entreprise immatriculée doit mettre à jour ses informations en cas de changement, dans un délai d’un mois (modification du siège social, augmentation ou réduction du capital, démission du gérant...).
Pour les entreprises individuelles et les auto-entrepreneurs, on parle d’extrait K, et non de K bis. Attention : les sociétés artisanales doivent s’immatriculer au Répertoire des métiers (RM). La Chambre des Métiers et de l’Artisanat émet alors un extrait d’immatriculation nommé D1. C’est l’équivalent de l’extrait K bis pour les sociétés commerciales.
Quelles sont les informations mentionnées sur un K bis ?
Le K bis regroupe toutes les informations importantes qui concernent l’entreprise. Sont indiqués : le numéro d’immatriculation, le code APE, la raison sociale, la forme juridique de l’entreprise, le montant du capital social, l’adresse du siège social et des établissements secondaires, la date d’immatriculation et la durée d’existence de la société, la description de l’activité de l’entreprise, la fonction et l’identité du dirigeant principal. Le K bis fait également état de l’existence, le cas échéant, d’une procédure collective engagée à l’encontre de la société et des décisions prononcées par le tribunal de commerce (sauvegarde, redressement, liquidation judiciaire). L'extrait de Kbis est certifié par le greffier du tribunal de commerce dont relève la société.Quelle est l’utilité du K bis pour l’entreprise ?
On l’a vu plus haut, le K bis prouve l’existence légale de la société. La production du K bis est ainsi exigée pour réaliser des transactions commerciales et émettre des factures. Pour l’entreprise, le K bis est nécessaire pour ouvrir un compte bancaire, acheter du matériel professionnel, obtenir un prêt professionnel, solliciter une subvention ou candidater à un appel d’offres privé. L’extrait K bis est également requis pour la signature de contrats au nom de la société : bail commercial, assurances diverses, abonnements (électricité, eau, téléphonie…).Pour les partenaires, les fournisseurs, les concurrents, les salariés ou les investisseurs d’une entreprise, le K bis est une source d’informations importante. La forme juridique, le montant du capital social, la présence ou l’absence de procédure collective (procédure de sauvegarde, redressement judiciaire, liquidation judiciaire) sont autant d’éléments qui renseignent sur la santé financière d’une société.
Un extrait de Kbis ne comporte pas de date de fin de validité. Mais plusieurs événements peuvent modifier le statut d'une société. On considère qu’un K bis est valable s’il a été émis il y a moins de 3 mois. L’entreprise doit donc penser à renouveler régulièrement son extrait K bis pour en avoir toujours à disposition.
Dans le cadre de la transformation numérique des sociétés, de plus en plus de démarches juridiques et administratives peuvent être réalisées sur le net. Ainsi, toute entreprise ou toute personne intéressée peut commander un kbis en ligne. Les informations suivantes sont nécessaires pour effectuer la commande : dénomination sociale, sigle, nom et numéro SIREN de l’entreprise.