Sans fournisseurs, aucune entreprise ne peut fonctionner ! Pourtant, de nombreux dirigeants ont du mal à conserver de bonnes relations avec ces collaborateurs privilégiés. Ils finissent par dépasser les délais de paiement, ce qui peut leur coûter cher. Dans cet article, nous vous présentons 5 conseils utiles pour payer vos fournisseurs à temps.
Conseil n°1 : Créez un système performant pour le suivi des comptes fournisseurs
Le premier élément dont il faut tenir compte pour pouvoir honorer vos engagements envers vos fournisseurs, notamment en ce qui concerne les paiements, c’est de rassembler un certain nombre d’informations relatives aux transactions effectuées. Une base informationnelle solide est la clé de la réussite de tout système de gestion de pointe. Parmi ces données doivent figurer les sommes à payer que le fournisseur aurait préalablement trié en distinguant le paiement en plusieurs fois du paiement en une seule tranche. Vous devez dès lors dresser un tableau avec les dates limites classées par facture. Notez les conditions d’obtention d’escomptes et insérez des rappels automatiques qui vous alertent quel temps avant le dépassement du délai convenu. Pour résumer, nous vous conseillons de comptabiliser les opérations que vous devez effectuer régulièrement afin de ne pas perdre tout contrôle sur le suivi essentiel pour gérer vos finances.
Conseil n°2 : Traitez les paiements par ordre de priorité
De prime abord, les paiements doivent être effectués en fonction d’ordre de réception des factures délivrées par vos fournisseurs. Cette démarche peut sembler logique et efficace. Pourtant, elle peut engendrer quelques complications au niveau de la gestion de votre entreprise. En effet, vous risquez ainsi d’abîmer la relation qui vous lie à vos fournisseurs. Les factures affichent souvent des délais de paiement différents. Ce serait alors insensé de commencer par payer celles qui peuvent être réglées plus tard en laissant les plus urgents sous prétexte d’avoir reçu la facture ultérieurement. Ainsi, nous vous recommandons de classer vos factures par ordre de délai en comptant les jours qui vous séparent du deadline. Pensez à toujours prioriser les règlements avec les délais les plus courts en dépit de la date à laquelle vous avez reçu la facture.
Conseil n°3 : Appliquez l’escompte pour paiement rapide
Un escompte de 2 % est généralement proposé par les fournisseurs à leurs clients à partir du moment où le paiement ne dépasse pas un délai convenu. Ainsi, avant de vous tourner vers un organisme de crédit ou de solliciter un micro crédit pour régler vos impayés, il serait plus judicieux d’invoquer cette alternative. L’escompte permet aux entreprises en conserver de bonnes relations avec les fournisseurs mais aussi de contribuer à la bonne gestion du business de ces derniers : une démarche assurément gagnant/gagnant ! De plus, vous allez ainsi obtenir un rabais qui, de prime abord, peut vous sembler minime. Sa valeur est toutefois cumulable que ce soit en termes de pourcentage ou en dollars. Sur le total d’une année, ce rabais permet de réaliser une économie substantielle. Quant au fournisseur, il sera, lui aussi, en mesure de recevoir son argent plus rapidement.
Conseil n°4 : Actualisez régulièrement votre comptabilité
La comptabilité est un axe indispensable de la gestion de votre entreprise même s’il est malheureusement négligé par bon nombre d’entrepreneurs. Résultat de cette négligence : des factures des fournisseurs toujours dans leurs enveloppes. Ce n’est que lorsque les fournisseurs appellent pour réclamer leurs dus que le traitement commence. Ainsi, il est capital de comptabiliser vos factures et ce de manière régulière. Appliquez simultanément une politique de paiement spécifique afin d’éviter les retards qui peuvent porter préjudice à votre business. Pour alors ne pas choisir 2 dates séparées du mois, comme le 5 et le 20, pour le paiement des factures.
Conseil n°5 : Demandez un crédit
Nous avons décidé de vous fournir ce conseil en dernier. Cela suppose que vous avez appliqué les 4 précédents et que vous avez échoué à respecter vos délais. Dans ce cas, il vous faudra demander un crédit renouvelable ou un crédit rapide afin de régler vos impayés et vous éviter les foudres de vos fournisseurs. Si vous vous retrouvez dans une situation où vous manquez de liquidité dans vos caisses, ce qui est loin d’être rare sur le long terme, vous pouvez vous tourner vers les établissements bancaires et essayer de décrocher un prêt en vous assurant que son taux d’intérêt est raisonnable. De cette manière, vous aurez certes des crédits à régler mais avec des délais plus courts dont vous pouvez discuter avec votre banquier.