Pour une meilleure amélioration des performances de votre entreprise, vous devez vous adapter à l’évolution de votre environnement et à vos concurrents. La gestion des achats constituant un outil stratégique dans ce processus d’optimisation, il vous faudra suivre certaines démarches afin de réduire les dépenses. Si vous voulez en apprendre plus sur comment gérer de manière efficace les achats et garantir une meilleure optimisation de votre productivité, voici de quoi vous aider.
Mettre en place des buts et objectifs précis
Avant que votre centrale d’achat ne démarre son processus de fonctionnement, rappelez-vous la raison d’être de votre entreprise et déterminez les objectifs principaux que vous devez atteindre. Ceux-ci doivent être à court, moyen et long terme. Plus vous aurez une idée fixe de ce que vous devez faire, plus vos objectifs seront faciles à réaliser. La démarche à suivre pour y arriver sera alors moins dure à appliquer. Après une évaluation de tous vos besoins, il vous faudra transmettre le message à tous les employés de l’entreprise à l’interne comme à l’externe. Aussi, vous devrez les orienter sur le rôle que chacun aura à jouer.
Mesurer vos résultats avec les indicateurs de performance
Il est primordial que vous sachiez comment vos résultats seront mesurés. Les indicateurs de performances se doivent d’être en accord avec le but que votre entreprise s’est fixée ainsi que la stratégie mise en place pour améliorer la gestion de vos achats. Il existe plusieurs dimensions à la performance, aussi, veillez à choisir ceux qui cadrent avec vos objectifs. De plus, il n’est pas nécessaire que vous suiviez à la lettre votre stratégie de départ. Les enjeux seront toujours tels, mais de nouvelles idées peuvent vous venir en chemin. C’est à vous de faire en sorte qu’elles soient en corrélation avec les objectifs de performances organisationnelles. Dans le cas contraire, concentrez-vous sur les objectifs que vous vous êtes déjà fixés.
Contrôler les stocks de manière stricte
Afin de contrôler au mieux votre budget, le département en charge des achats se doit d’avoir l’œil sur l’ensemble des stocks. Il doit également s’assurer de la qualité des matériaux nécessaires au bon fonctionnement des activités de l’entreprise. L’acquisition d’un logiciel qui enregistre automatiquement le processus des achats leur permettra d’effectuer un travail plus efficace. De cette manière, lors de la mise au point du stock disponible et des achats effectués, vous saurez à quel moment programmer l’achat de nouveau produit. Vous évitez de surcroît, la commande des articles encore disponible en magasin. Dans la mesure où vous estimez que cette tâche ralentit vos activités, vous pouvez faire recours à l’Externalisation.
Le maintien d’une bonne relation avec vos fournisseurs
Il est important de garder de bonne relation de travail avec vos fournisseurs afin de gérer au mieux vos achats. L’expérience a montré que les entreprises n’ayant pas une base de données solide de fournisseurs compétents ont de fortes chances de se voir mettre la clé sous le paillasson. Ils offrent l’opportunité de disposer d’un meilleur avantage concurrentiel ainsi que de bons rabais lors des achats en gros.
La méthode « premier entré, premier sorti »
Il s’agit d’un principe qui consiste à vider l’ancien stock en magasin avant le renouvellement d’un nouveau. Il a pour but principal d’éviter de garder en entrepôt les produits dont la date de péremption est proche. Ce procédé s’adapte également aux produits qui se détériorent. Il peut s’agir des fournitures de bureau. L’utilisation de logiciel tel que Sage Gestion Commerciale permet de pallier le problème et il facilite la vérification de l’état du stock restant. Il en va de même pour les produits utiles au bon fonctionnement de l’entreprise comme le matériel de bureau.
Établissez une restriction des dépenses
Déterminez quels sont les produits dont votre entreprise a le plus besoin avec l’analyse ABC. Pour éviter de vous emmêler les pinceaux, classez-les dans différentes catégories. Ensuite, pour chaque catégorie, définissez le montant maximal à dépenser. Rassemblez toutes les informations dans votre logiciel de gestion commercial et établissez vos charges. Faites le tri des produits qui se vendent le mieux aux produits qui se vendent peu.
Usez de la technologie
Une utilisation avisée de la technologie vous aidera grandement à améliorer la quantité de travail en cours. Les tâches numériques telles que la formation des subordonnés, les processus des différentes opérations et bien d’autres aspects des activités à mener en entreprise seront plus faciles à exécuter. Grâce à la technologie, l’organisation au sein de votre institution sera plus efficiente sur certains points. La charge de travail sera alors moins contraignante pour vos employés et ils pourront se concentrer sur les tâches les plus importantes. De plus, l’usage de la technologie vous permet d’avoir une traçabilité de toutes vos activités et vous informe des améliorations que vous pouvez apporter à votre clientèle. C’est la meilleure solution en matière de gestion administrative et de contrôle en période d’approvisionnement.
Les bons de commande
Pour un bon suivi de vos achats, il est fortement conseillé d’établir des bons de commande. C’est l’une des solutions adaptées pour réduire les dépenses exagérées. Avec l’aide de ce document, vous laisserez une trace écrite de vos transactions, mais aussi, vous garantissez la validation du contrat qui lie le fournisseur et l’acheteur. Avec l’utilisation du logiciel de gestion commerciale, vous concevez à l’instant vos bons de commande et facilitez le processus de la gestion de vos achats.